CONCEPTO

Para estructurar y desarrollar  planes y programas de una empresa es conveniente basarse en las necesidades que ésta requiera para así poder establecer y fortalecer conocimientos, habilidades o actitudes en su personal, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

 

El diagnóstico de necesidades de capacitación es un proceso mediante el cual la empresa realiza un análisis de la organización, de sus recursos humanos y de los puestos de trabajo o cargos, lo cual permitirá a ésta establecer una condición que permita conocer los temas y áreas de capacitación, las habilidades, conocimientos, competencias a desarrollar y las personas involucradas en cada programa.

 

El diagnóstico de necesidades de capacitación debe definir a la empresa u organización en una situación actual, real y concreta, de esta manera podrá compararse con una situación ideal y así poder planear y programa de una manera objetiva, ya que de esto dependerá en gran medida los resultados de la misma.

 

 

TIPOS Y CARACTERÍSTICAS

Un  plan de capacitación debe responder  a las necesidades de una organización, teniendo en cuenta que se pueden detectar éstas sin un previo diagnóstico, ya que de no considerarlo se podrían dar cursos al personal sin lograr cubrir todos los requerimientos de la organización.

 

Para dicha tarea es importante tener en cuenta los tipos de necesidades de capacitación, para lograr ubicar lo que se pretende de la misma.  

 

Existen varios criterios  que establecen los tipos de necesidades de capacitación, de los cuales se retoman los siguientes:

 
1. Por su enfoque

Capacitación preventiva: Es el entrenamiento destinado a preparar a las personas para que enfrenten situaciones futuras de cambio tecnológico, operacional, administrativo o de actitudes. Aspira a solucionar en forma anticipada las disparidades en las competencias requeridas por el nuevo escenario.

Capacitación correctiva: Tiene como objetivo la solución de problemas manifiestos o la corrección de desviaciones en los estándares de rendimiento esperados (por ejemplo en el caso de quejas, rechazos, etc.)

Capacitación predictiva: Se utiliza a fin de mantener los estándares de rendimiento sin que exista desviación en cuanto a los niveles de efectividad esperados.


2. Por su percepción

Necesidades manifiestas: son aquellas que se observan a simple vista, no requieren de un análisis mayor dado que sus efectos y causas se establecen en forma inmediata.

Necesidades ocultas: Algunas problemáticas forman parte de la cultura misma de la organización y tienen su origen en la falta de capacitación, sobre todo del personal que lleva mucho tiempo en un mismo trabajo.


3. Por su oportunidad

En cuanto al tiempo: tienen que ver con las necesidades del usuario de la capacitación y se basan en la planeación operativa.

En cuanto a su importancia: se trata de distinguir entre lo urgente y lo importante y para ello se toma como base el plan estratégico de la empresa buscando dar formación en aquellas líneas que la empresa considera principales.


4. Por su magnitud

Necesidades graves: Nos referimos aquí a la determinación de causas actuales o potenciales que representan un riesgo serio para los integrantes de una empresa o un área. Los ejemplos aquí son aquellos relacionados con accidentes, contrato de trabajo, descuido de las actividades de la competencia.

Necesidades tolerables: Son aquellas que no afectan en forma considerable la productividad y, en consecuencia, no requieren acciones inmediatas.

 

 

DETERMINACIÓN

Si la actividad de capacitación no esta fuertemente alineada con los intereses del negocio es muy difícil justificarla.

Toda empresa desarrolla proyectos que son prioritarios para su propia supervivencia y desarrollo. Estos proyectos suponen la realización de actividades que no se están haciendo en el presente.

Solo un milagro haría que los involucrados realicen correctamente actividades que nunca hicieron sin que mediase una acción de aprendizaje.  Por lo tanto, la búsqueda de necesidades de capacitación no es mucho más que la clarificación de las demandas educativas  de los proyectos prioritarios de una empresa.

La determinación de las necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff, corresponde al administrador de línea la responsabilidad por la percepción de los problemas provocados por la carencia de capacitación.

A el le competen todas las decisiones referidas a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría prestados por especialistas en  capacitación.

Los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación son:

 

 Evaluación de desempeño:

               Mediante la evaluación de desempeño es posible descubrir no solo a los empleados que vienen efectuando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino también averiguar qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del entrenamiento.

 

Observación:

Verificar donde haya evidencia de trabajo ineficiente, como excesivo daño de equipo, atraso con relación al cronograma, perdida excesiva de materia prima, numero acentuado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, etc.

 

Cuestionarios:

Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación ( check list) que pongan en evidencia las necesidades de entrenamiento.

 

Solicitud de supervisores y gerentes:

Cuando la necesidad de entrenamiento apunta a un nivel muy alto, los propios gerentes y supervisores se hacen propensos a solicitar entrenamiento para su personal.

 

Entrevistas con supervisores y gerentes:

Contactos directos con supervisores y gerentes, con respecto a posibles problemas solucionables mediante entrenamiento, por lo general se descubren en las entrevistas con los responsables de diversos sectores.

 

Reuniones interdepartamentales:

Discusiones interdepartamentales acerca de asuntos concernientes a objetivos empresariales, problemas operacionales, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.

 

Examen de empleados:

Prueba de conocimiento del trabajo de los empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.

 

Modificación de trabajo:

Siempre que se introduzcan modificaciones totales o parciales de la rutina de trabajo, se hace necesario el entrenamiento previo de los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.

 

Entrevista de salida:

Cuando el empleado va a retirarse de la empresa es el momento mas apropiado para conocer no solo  su opinión sincera acerca de la empresa, sino también las razones que motivaron su salida.  Es posible que salgan a relucir varias diferencias de la organización, susceptibles de correcciones.

 

Análisis de cargos:

El conocimiento y la definición de lo que se quiere en cuanto a aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan preparar programas adecuados de capacitación para desarrollar la capacidad y proveer conocimientos específicos según las tareas, además de formular planes de capacitación concretos y económicos y de adaptar métodos didácticos.

 

JERARQUIZACIÓN

La jerarquización de las necesidades de capacitación se realizan con base en los objetivos de la organización, considerando los grupos a atender y las prioridades en tiempo.

Existen algunos indicadores de necesidades de capacitación, que nos permiten establecer la jerarquía de éstas.

   

Indicadores a priori:

Son los eventos que, si ocurrieran, proporcionarían necesidades futuras de capacitación fácilmente previsibles.  Los indicadores a priori son:

·         Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados.

·         Reducción del numero de empleado.

·         Cambio de métodos y procesos de trabajo.

·         Sustituciones o movimiento de personal.

·         Faltas, licencias y vacaciones del personal.

·         Expansión de los servicios.

·         Modernización de maquinarias y equipos.

·         Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.

                                             

Indicadores a posteriori:

Son los problemas provocados por las necesidades de capacitación no atendidas.  Estos problemas por lo general, están relacionados con la producción o con el personal y sirven como diagnostico de capacitación.

 a.  Problemas de producción:

·         Calidad inadecuada de la producción.

·         Baja productividad.

·         Averías frecuentes en equipos e instalaciones.

·         Comunicaciones defectuosas.

·         Prolongado tiempo de aprendizaje e integración en el campo.

·         Gastos excesivos en el mantenimiento de maquinas y equipos.

·         Exceso de errores y desperdicios.

·         Elevado numero de accidentes.

·         Problemas de personal:

·         Relaciones deficientes entre el personal.

·         Numero excesivo de quejas.

·         Poco o ningún interés por el trabajo.

·         Falta de cooperación.

·         Faltas y sustituciones en demasía.

·         Errores en la ejecución de ordenes.

·         Dificultades en la obtención de buenos elementos.

 

BIBLIOGRAFÍA

Comunicación Organizacional y Recursos Humanos. Detección de necesidades de capacitación y elaboración de programas de entrenamiento.

http://www.organiza.com.mx/programas.htm

Fernández Sánchez Nestor, Gamboa Méndez Monserrat. Detección de necesidades de capacitación y educación continua.Un apoyo para el diagnóstico de necesidades de capacitación.

http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/021123233415.html

Valdés Herrera Clemente. Capacitación y desarrollo de los recursos humanos en las organizaciones.

http://www.gestiopolis.com/canales7/rrhh/capacitacion-y-desarrollo-de-los-recursos-humanos-en-las-organizaciones.htm

Herramientas para evaluar necesidades de capacitación

http://erc.msh.org/fpmh_spanish/chp6/tecnicas_2.html

P. Liptzis Viviana. El diagnóstico de las necesidades de capacitación: una tarea clave.

http://www.actiongroup.com.ar/news/news02/nota_01.htm