DEFINICIÓN

La importancia creciente que se está dando a invertir en capacitación requiere que el profesional de recursos humanos deba estar altamente preparado para diseñar proyectos de capacitación basados en demandas generadas por los acontecimientos cotidianos en el contexto global en el que se compite.

Los proyectos de capacitación buscan resultados desde un punto de vista social y operacional.

 

ELEMENTOS Y ESTRUCTURA

Abraham Pain, en su libro “Un enfoque de la ingeniería de la capacitación” señala que las cuatro etapas de un proyecto de capacitación (Análisis de la demanda, Elaboración del proyecto, Implementación y Evaluación) deben planificarse paralelamente, porque permite criticar fundamentalmente el proceso de elaboración del proyecto (en especial la formulación de los objetivos), garantizar un adecuado contacto con el entorno y mejorar la estructura del proyecto. Así se evitan los riesgos de un tratamiento segmentado.

 

Diagnóstico. ¿Para el logro de qué metas?
· Condiciones de Contratación
· Reuniones
· Observaciones
· Análisis de documentos
· Análisis de la situación
· Análisis estratégico
· Análisis de la cultura Organizacional
· Problemas
· Expectativas
· Protagonistas
· Riesgos
· Destinatarios
· Resultados esperados

Elaboración del proyecto. ¿Con qué herramientas?

· Anteproyecto
· Proyecto Analítico
· Condiciones de éxito
· Criterio de coherencia
· Criterio elección de los medios
· Cálculo de plazos
· Criterio de elección de los participantes
· Finalidades, metas y objetivos
· Medios
· Definición de la acción

Implementación. ¿Sobre qué asuntos se trabajará?
· Programación de las actividades
· Responsables
· Sistema de seguimiento y ajustes
· Grupo de coordinación
· Atención de reclamos
· Observaciones
· Reuniones
· Encuestas
· Organización de la acción
· Responsabilidades
· Condiciones de éxito
· Seguimiento

Evaluación. Análisis de la demanda

· Ajustes e Ideas para nuevos proyectos
· Reuniones
· Cuestionarios
· Observaciones
· Test
· Resultados y efectos
· Condiciones de éxito

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

La necesidad de que cada profesional de recursos humanos deba elaborar, implementar y evaluar proyectos de capacitación en un enfoque sistémico, orientado a resultados. El enfoque planteado lo sitúa en un contexto de Desarrollo Organizacional, donde la acción de capacitación se relaciona íntegramente con los procesos de cambios y mejoras que busca toda intervención de este nivel.

METODOLOGÍA

ELABORACIÓN DEL PROYECTO

Esta etapa consiste en traducir la percepción de la situación, visto en la etapa anterior, en un sistema de acción concreto. Las fases de esta etapa son:

· Elaboración del anteproyecto
· Análisis del anteproyecto con la alta gerencia.
· Reformulación, análisis del proyecto analítico
· Elaboración del proyecto definitivo

ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO

La ventaja de elaborar un anteproyecto es proponer una respuesta al análisis previo sobre la factibilidad técnica, económica, social y política del proyecto.

Este anteproyecto debe usarse como una herramienta entre el Analista – Consultor y la Alta Gerencia para definir la operación del proyecto tras sucesivos ajustes. Un anteproyecto debería incluir los siguientes aspectos:

· Definición del problema a partir del análisis del la fase de diagnóstico
· Definición de los objetivos
· Metas a alcanzar con la capacitación
· Población beneficiada con el proyecto
· Contenidos del curso y selección de la metodología a utilizar
· Estimación de los recursos involucrados
· Fechas y plazos

ELABORACIÓN DEL PROYECTO ANALÍTICO

El proyecto analítico es el resultado de intercambios realizados entre el analista – consultor y la alta gerencia sobre la base del anteproyecto. De esta manera e podrá discutir con la alta gerencia los fines, metas y objetivos, la población involucrada, los plazos, los dispositivos de acción, los criterios de evaluación y el compromiso de los recursos necesarios.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Esta etapa es muy importante, ya que completa el proceso, lo retroalimenta y prepara nuevos escenarios para futuras acciones de capacitación. Esta etapa no se debe confundir con la ejecución del sistema de seguimiento, la que es propia de la implementación del proyecto. La evaluación consiste en el análisis de los datos entregados en la etapa anterior a partir de las condiciones de éxito definidas previamente y de los ajustes realizados. Aquí es donde se explotan las observaciones realizadas sobre los resultados y los efectos de la actividad, produciendo información útil para la alta gerencia, sobre el proyecto en sí, el plan general de capacitación (si es que existe) y el funcionamiento general de la empresa.

Es común que las empresas que toman con seriedad los proyectos de capacitación realicen una evaluación posterior. En estos casos, los sistemas de evaluación de desempeño resultan una gran alternativa, sin embargo, no nos dan una visión global de cada proyecto en particular. Esto por que hay variables que comúnmente no se consideran y porque cada proyecto se realiza en función de una necesidad específica como se analizó anteriormente.

Aquí es importante que se crucen nuevamente los intereses y expectativas de los trabajadores para determinar el punto de encuentro que permitió elaborar el proyecto, la metodología de intervención realizada y la elaboración de criterios e indicadores de evaluación finales.

Las funciones principales son:

1. Verificar el cumplimiento del contrato acordado al comienzo de la operación. Debe ser una oportunidad de retroalimentación honesta entre los protagonistas, los coordinadores, el analista – consultor a cargo del diseño de l proyecto, el jefe de proyecto y los relatores.
2. Recabar las percepciones de los protagonistas respecto al proyecto, en sus resultados (lo que cree que aprendió) y sus efectos (cómo lo utilizó en la unidad de trabajo) Esta función se puede subdividir en dos:
· Comprobar en qué medida se alcanzaron los objetivos planteados anteriormente
· Observar los efectos de la capacitación en la unidad de trabajo
3. Elaborar los informes que permitan hacer gestión a la alta gerencia. Estos informes deberían, al menos, incluir información relativa a: el funcionamiento de la organización (unidad de trabajo que solicitó la capacitación), los flujos de información (relacionados con el clima organizacional y que afectaron la acción de capacitación) e indicar un punto de partida para nuevas acciones de capacitación.
Medir las consecuencias de los proyectos de capacitación ejecutados es un actividad compleja. Cuando se trabaja con herramientas que permiten efectuar un control de gestión a los proyectos ejecutados se pueden verificar las desviaciones entre los resultados esperados y los efectos no previstos. Esto es vital para el análisis que permitan elaborar los informes finales que se entregarán a la alta gerencia.

Dado que siempre los proyectos se ven expuestos a los cambios del entorno y que realizar ajustes durante su implementación es parte de ello, es vital lograr consensos en todas las fases del proyecto, incluida la evaluación. Esto porque es necesario comprender que los efectos de la capacitación no sólo están en el mejoramiento de un proceso productivo, sino en la percepción del trabajador respecto a ella, lo que afecta el clima organizacional y allana resistencias para futuras acciones de intervención.